این روزها ارسال و دریافت ایمیل‌های زیاد کاری، سهم بزرگی در هماهنگی، یادآوری و انجام کار‌های روزمره در کسب و کار‌ها پیدا کرده است. نکته‌ی بد اینجاست که تعداد این ایمیل‌ها در گذر زمان به جای کم شدن، بیشتر و بیشتر می‌شود و جواب دادن به همه آن‌ها کاری سخت. در ادامه راز‌هایی درباره ایمیل‌ها به شما خواهیم گفت که نوشتن و تاثیرگذاری آن‌ها را چند برابر می‌کند.
جافری جیمز، نویسنده وب‌سایت Inc با تجربه زیادی که در نوشتن ایمیل‌های کسب و کار، فروش و مواردی مشابه دارد، چندین نکته، ترفند و میان‌بر را برای نوشتن ایمیل‌های عالی پیشنهاد می‌کند:
۱۳. گفتاری، اما زیبا بنویسید
بسیاری از ما زمانی که قصد نوشتن یک ایمیل را داریم مکلف به رعایت تمام اصول و قواعد نامه نگاری می‌شویم و کاملا آن را به صورت نوشتاری سخت و غیرقابل هضم درمی‌آوریم. کسب و کار‌های موفق این پیچیدگی‌ها را کنار می‌گذارند و به راحتی و حتی در ایمیل به صورت گفتاری با یکدیگر صحبت می‌کنند.
۱۲. اول پیش‌نویس کنید و بعد دوباره بنویسید
اول از همه تمام ایده‌هایی که در ذهن دارید را بدون هیچ ترسی درباره‌ی ترتیب یا لحن سخن بنوسید. بعد از ابتدا شروع کنید و جملات و کلمه‌ها را تا حد ممکن کوتاه‌تر و ساده‌تر کنید.
۱۱. درخواست پاسخ به ایمیل را واضح بگویید
اگر جواب واضح به ایمیل خود نیاز دارید یا می‌خواهید تصمیمی گرفته شود یا ارتباط با شخصی خاصی برقرار شود واضح و مشخص بگویید.
۱۰. تنها دوبار از «من» یا «ما» استفاده کنید (حداکثر)
شاید دوری کردن از این دو کلمه به صورت کلی کار بسیار سختی باشد، اما سعی کنید در سه جمله از ایمیل شما حداکثر یک یا دوباره «من» یا «ما» استفاده شود. استفاده از زیاد از حد از این دو کلمه شما را خودمحور نشان می‌دهد.
۹. سری به سر خواننده بزنید!
خود را به جای شخصی که قرار است ایمیل شما را دریافت کند بگذارید و چیز‌هایی که نوشته‌اید را بخوانید. جملاتی که نوشته‌اید جالب هستند؟ اگر نه جملاتی را تصور کنید که برای دریافت کننده ایمیل احتمالا جذاب خواهند بود. اکنون با توجه به این موضوع جملات را تغییر دهید یا دوباره بنوسید.
۸. جملات سنگین و پیچیده را به جملاتی ساده تبدیل کنید
هر جمله‌ای که بیش از یک ایده، توصیه، پیشنهاد، نظر و مواردی از این دست را در خود جای داده، بشکنید و دو جمله‌ی کوتاه‌تر برای راحتی بیشتر در خواندن بنویسید.
۷. از ساده‌ترین کلمات ممکن استفاده کنید
اگر کلمه‌ای کوتاه‌تر وجود دارد که می‌تواند منظور شما را منتقل کند، از آن استفاده کنید. مرحله‌ی بعد از این احتمالا استفاده از کلمات بسیار ساده اما با معنی گویاتر است.
۶. هر چیز گیج کننده‌ای را دوباره بنویسید
هر کلمه‌ی خارجی سخت در تلفظ یا غیرمتعارف را حذف کنید و از کلماتی ساده، سرراست و با معنی مستقیم استفاده کنید تا خواننده راحت منظور شما را متوجه شود.
۵. به ایمیل‌های خود شکلی ساده و سرراست بدهید
لازم نیست برای نوشتن ایمیل خود از فرمت‌های خاصی استفاده کنید که صفحه را شلوغ کند یا تمرکز خواننده را از بین ببرد. بسیاری از افراد تنها متن ایمیل‌ها را می‌خوانند.
۴. منظور خود را واضح و سریع بگویید
اگر قصد دارید درباره چیزی توضیح دهید، این توضیح را حداکثر در ۲ یا ۳ جمله جای دهید و اگر به بیش از این نیاز بود، در قالب یک متن یا سند به ایمیل پیوست کنید.
۳. از شکلک‌ها استفاده کنید :)
ایموجی‌ها به راحتی می‌توانند حالت چهره‌ی شما را ترسیم کنند. زمانی که جملات از بیان حالت شما ناتوان می‌مانند، ایموجی‌ها به راحتی اینکار را انجام می‌دهند. ایموجی‌ها در ایمیل‌های غیررسمی موجود در کسب و کار شما کاملا مناسب هستند.
۲. اندازه‌ی فونت را تغییر دهید و دوباره بخوانید
با تغییر کلمات در صفحه، دوباره ایمیل را بخوانید تا متوجه تمام چیز‌هایی که نوشته‌اید شوید؛ نه اینکه تصوری از نوشته‌ی خود در ذهن داشته باشید. در همین حین ممکن است اشتباهاتی را پیدا کنید که در صورت انجام ندادن این تغییر کوچک، ممکن بود از آن‌ها غافل بمانید.
۱. بلند بخوانید تا تاثیر آن را متوجه شوید
خواندن بلند جملاتی که نوشته‌اید کمک می‌کند کلمات نامتعارف در هر جمله را پیدا کنید.